Vision

De wereld van Morgen
Hans Goedvolk
 

2.5 IT: een leerproces voor bedrijven

vorigevolgende

Voor bedrijven betekenen IT en de ontwikkeling ervan een continu leerproces. Voortdurend bieden de IT-leveranciers nieuwe mogelijkheden aan, waar de bedrijven gebruik van kunnen maken. In deze paragraaf geven we een beeld van dit leerproces.

De ontwikkeling van IT bij bedrijven verliep lange tijd langs twee hoofdlijnen: het gebruik van centrale computersystemen en dat van personal computers.

Centrale computersystemen
De centrale computersystemen - van grote mainframes tot kleine minisystemen - kennen globaal twee soorten toepassingen. Batch-toepassingen verzorgen de massale geautomatiseerde verwerking van gegevens. On line-toepassingen ondersteunen de gebruiker bij het rechtstreeks raadplegen en bewerken van gegevens vanaf de werkplek.

Personal computers
De personal computer staat op de werkplek en fungeert als hulpmiddel bij de persoonlijke werkzaamheden van de gebruiker en steeds meer ook als terminal van een centraal systeem.

Inmiddels is een volgende fase in volle gang: de geleidelijke integratie van beide soorten systemen in interne en externe computernetwerken. Het computersysteem van een bedrijf wordt een netwerksysteem van werkstations voor medewerkers en van ondersteunende computers. Deze netwerksystemen van bedrijven komen via telecommunicatie in verbinding te staan met elkaar en met thuissystemen (in eerste instantie PC's) van particulieren.

Toepassing van netwerksystemen
Het toepassen van netwerksystemen leidt tot een sterke integratie van IT-toepassingen in de bedrijfsvoering. De toepassingen op een netwerksysteem bieden dan ook veel meer mogelijkheden dan het conventionele verwerken en bewerken van gegevens of het ondersteunen van persoonlijke werkzaamheden. Netwerksystemen vormen een infrastructuur voor toepassingen die zich specifiek richten op de samenwerking van mensen en bedrijven. Netwerksystemen in combinatie met de juiste toepassingen vormen coŲperatieve systemen. Ze ondersteunen de samenwerking, de coŲperatie van mensen. Dit opent voor bedrijven nieuwe toepassingsmogelijkheden van IT. Deze worden uitgebreid beschreven in hoofdstuk 3. We geven er hier een kort overzicht van:

  • Automatisering van de besturing van delen van de bedrijfsprocessen. Hierbij behoudt de mens in de rol van operator, supervisor of manager de eindverantwoordelijkheid. De geautomatiseerde besturing maakt een flexibele inrichting van de voortbrengingsprocessen van produkten en diensten mogelijk.
  • Het computerondersteund ontwerpen van nieuwe en verbeterde produkten en diensten.
  • Ondersteuning van het werken in teamverband. De teamleden kunnen verspreid over het hele bedrijf samenwerken, waarbij hun werk met behulp van IT wordt gecoŲrdineerd. De teamleden kunnen ook verspreid zijn over een interorganisatie van bedrijven.
  • Sterke integratie van computersystemen van bedrijven en particulieren via telecommunicatie. Dit leidt tot intensivering van gegevensuitwisseling tussen de deelnemers en tot integratie van hun IT-toepassingen. Dit bevordert de communicatie tussen de deelnemende bedrijven en particulieren. Hierdoor zijn ze beter in staat de gemeenschappelijke processen te besturen en te coŲrdineren. Zo ontstaat een hechte interorganisatie van bedrijven en particulieren.
  • Aanpassing van de bestuursstructuur van de organisatie of interorganisatie door gebruik te maken van IT en communicatiefaciliteiten. Dit is de verschuiving van een hiŽrarchische naar een netwerkorganisatie. Daardoor treden belangrijke veranderingen op in de wijze van management en besturing van de organisatie.

Het leerproces voor een nieuwe technologie
Het gebruik van IT maakt eenzelfde evolutie door als het gebruik van elke andere nieuwe technologie. Dit leerproces heeft zes stadia: ontkenning, verkenning, vervanging, integratie, transformatie en transparantie. Voorbeelden van nieuwe technologieŽn die deze stadia reeds hebben doorlopen, zijn de telefoon en de auto. Ook de ontwikkeling van netwerksystemen zal deze stadia doorlopen.

Afbeelding 2.3 Leerstadia in het gebruik van een nieuwe technologie.

 

Na een stadium van ontkenning en verkenning gaat het bedrijf over tot serieuze afweging of een technologie voor hem van nut kan zijn. Luidt het antwoord positief, dan volgt het vervangingsstadium. Men laat bestaande delen van de bedrijfsvoering voortaan uitvoeren door of met behulp van de nieuwe technologie. Hiermee beoogt men meestal geÔsoleerde bedrijfsprocessen efficiŽnter en sneller uit te voeren, echter zonder ze wezenlijk te veranderen.

In het integratiestadium, worden de geÔsoleerde toepassingen van de technologie tot een samenhangende infrastructuur samengevoegd. De bedrijfsvoering verloopt daardoor niet alleen goedkoper maar ook beter en effectiever. Dat de kosten voor de baten uitgaan, is in dit stadium een aanvaard uitgangspunt. Men verandert in dit stadium de bedrijfsprocessen en de technologie wel elk apart, maar niet echt in onderlinge samenhang. Dit beperkt de toepassingsmogelijkheden. Het blijft dan ook de vraag of na de kosten voldoende baten komen.

In het stadium van de transformatie, verlopen bedrijfsprocessen geheel anders dan voorheen. Vaak beoogt men daarmee een groter rendement te bereiken. De nieuwe technologie draagt ertoe bij dat de bedrijfsprocessen gaan verlopen in een andere vorm of op andere locaties, of voor een deel zelfs komen te vervallen. Deze transformatie gaat vaak gepaard met een extern gerichte blik. Men maakt bij de beslissingen tot transformatie afwegingen op basis van kansen en risico's en houdt zich bezig met de concurrentiepositie van het bedrijf in zijn omgeving. De technologie kan leiden tot nieuwe produkten of diensten, en aanleiding zijn het netwerk van relaties met klanten en leveranciers anders in te richten.

De groeiende interactie tussen de technologie en de bedrijfsprocessen heeft ook intensivering van de interactie tussen mens en de technologie tot gevolg. De technologie wordt voor de mensen steeds eenvoudiger in het gebruik. De PC is daarvan een goed voorbeeld. Bovendien begrijpen de mensen steeds beter hoe ze de technologie kunnen benutten in allerlei toepassingen. De mensen gaan de technologie als iets normaals ervaren. Ze hoeven er niet van alles van de technologie te weten om ermee te kunnen werken. Het gebruik verloopt transparant. De mensen worstelen niet meer met de technologie, maar zij werken er gewoon mee - net zoals dat nu het geval is met de telefoon en met de auto.

We onderkennen twee belangrijke omslagpunten waar niet elke nieuwe technologie doorheen komt. Het eerste is dat van de erkenning, van de bewezen toepasbaarheid. Bedrijven en particulieren gaan de technologie op grote schaal toepassen. Het tweede omslagpunt is dat van de merkbare invloed. De technologie wordt zodanig toegepast dat dit merkbare veranderingen tot gevolg heeft: veranderingen in manieren van zaken doen, maar ook in het sociale verkeer.

Het leerproces voor nieuwe IT
Ook het gebruik van IT maakt een evolutie door. De weg naar het volwassen omgaan met IT is een leerproces op zich. Uiteraard zijn er binnen de IT ontwikkelingen geweest die niet verder kwamen dan het stadium van verkenning. We constateren dat de conventionele centrale computersystemen en de PC het eerste omslagpunt zijn gepasseerd. In toenemende mate passeren zij ook het tweede omslagpunt.

De rol van IT in bedrijven zal door de nog steeds aanhoudende stroom van technologische vernieuwingen in de komende jaren aanhoudend en ingrijpend blijven veranderen. Momenteel speelt bijvoorbeeld de overgang naar computernetwerken, multimedia, workflowmanagement, documentaire informatiesystemen, objectgeoriŽnteerde technologie en kennistechnologie.

Bedrijven moeten voor al deze nieuwe technologieŽn het leerproces doorlopen. Veel bedrijven verkeren in de gewenningsfase of zijn begonnen met de eerste geÔsoleerde toepassingen van deze nieuwe technologieŽn.

Ontwikkelingsstadia bij het toepassen van netwerksystemen
We plaatsen het bovengenoemde IT-leerproces in het perspectief van de netwerksystemen. Bedrijven doorlopen vier ontwikkelingsstadia die als volgt samenhangen met de laatste vier stadia in het leerproces:

  1. Toepassen van de afzonderlijke technologieŽn in specifieke bedrijfssituaties (eilandautomatisering).
  2. Integreren van nieuwe en bestaande IT in een netwerksysteem. Dit dient als IT-platform voor de interne organisatie of voor externe interorganisaties.
  3. Transformeren van de bedrijfsprocessen met behulp van toepassingen op dit IT-platform.
  4. Transparantie van de toepassingen en het IT-platform, waarbij beiden een 'normaal' en gemakkelijk middel worden voor de mensen in het bedrijf.

Stadium 1: eilandautomatisering
In dit eerste stadium doet men ervaring op met een bepaalde vorm van nieuwe IT. Na een gewenningsfase gaat men over tot afzonderlijke toepassing in specifieke bedrijfssituaties. Er is sprake van 'eilandautomatisering' aangezien de nieuwe toepassingen doorgaans los staan van elkaar en van bestaande toepassingen. Vaak hebben de nieuwe toepassingen ook hun eigen IT-infrastructuur, zoals aparte computers die niet gekoppeld zijn aan elkaar of aan de bestaande IT-infrastructuur. Meestal is de automatisering in dit stadium voornamelijk gericht op verhoging van de efficiŽntie, met name van het routinematige werk. De geautomatiseerde toepassing neemt dat werk over, waarbij de bedrijfsprocessen doorgaans niet wezenlijk veranderen. Actuele voorbeelden zijn: een documentair informatiesysteem voor het oplossen van een archiefprobleem, workflowmanagement voor een efficiŽnter verloop van enkele administratieve processen, of een kennissysteem voor de beoordeling van verzekeringsaanvragen.

Stadium 2: ontstaan netwerksysteem en integrale toepassingen
Het kenmerk van dit stadium is de integratie van diverse nieuwe en bestaande infrastructuur tot ťťn computernetwerk, waardoor integratie van de toepassingen mogelijk is.

Het integratiestadium is een complexe zaak, omdat de nieuwe technologieŽn met elkaar en met de reeds aanwezige IT geÔntegreerd moeten worden in ťťn netwerksysteem. Hiervoor is het nodig dat er ťťn algemene architectuur komt, waarbinnen toepassingen en infrastructuur op elkaar zijn afgestemd. Zo ontstaat een IT-platform dat makkelijk is uit te breiden met nieuwe toepassingen en nieuwe apparatuur. De effectiviteit van de IT wordt daardoor verhoogd, waarbij een verscheidenheid aan computersystemen en toepassingen als een geÔntegreerd geheel moet gaan functioneren. Aan de verschillende informatiesystemen worden nu eisen gesteld ten aanzien van aansluitbaarheid en integreerbaarheid. Dat gaat vaak gepaard met verdergaande aanpassing en omvorming van bestaande apparatuur en programmatuur.

In deze fase ligt de nadruk nog sterk op de integratie van de technologie en het komen tot een algemene architectuur voor het IT-platform. De nadruk ligt nog niet zozeer op verandering van de bedrijfsprocessen met behulp van de toepassingen. De IT en de bedrijfsprocessen leiden ieder nog min of meer een eigen leven.

Stadium 3: transformatie van bedrijfsprocessen met coŲperatieve toepassingen
Een grote stap vooruit wordt gezet wanneer het bedrijf zijn bedrijfsvoering juist wel structureel en grondig gaat aanpassen met behulp van IT. Met name netwerksystemen met coŲperatieve toepassingen, specifiek gericht op de samenwerking tussen mensen in bedrijven, bieden tal van mogelijkheden voor transformatie van het bedrijf. De stap wordt mogelijk als de integratie van IT ver genoeg gevorderd is.

De bedrijfsprocessen worden als geheel op basis van netwerksystemen getransformeerd en op elkaar afgestemd, dwars door het hele bedrijf heen, zo mogelijk tot en met de toepassingen bij de leveranciers en afnemers. Transformatie is een middel om het bedrijf strategisch te versterken. Het netwerksysteem wordt in dit stadium een coŲperatief systeem, dat de samenwerking van mensen in een bedrijf en in een interorganisatie van bedrijven ondersteunt. Deze coŲperatieve toepassingen hebben dan ook een grote reikwijdte, beduidend groter dan die uit het integratiestadium.

Stadium 4: transparantie van IT in bedrijfsprocessen
Met de groeiende interactie tussen de technologie en de bedrijfsprocessen wordt ook de interactie tussen de mens en IT intensiever. IT wordt voor de mens steeds meer een alledaags verschijnsel. IT is in dit stadium zo toegankelijk en toepasbaar geworden, dat het geen belemmeringen meer met zich meebrengt. Beschikbaarheid van IT beschouwt men als heel gewoon, terwijl men bij het gebruik ervan niet het gevoel heeft zich aan te moeten passen aan de technologie. IT is transparant geworden.

Ieder bedrijf zijn eigen leerproces
Ieder bedrijf doorloopt het leerproces met IT in zijn eigen tempo en op zijn eigen wijze. Ieder bedrijf kiest zelf voor bepaalde vormen van nieuwe IT, de wijze van inzet, het bereik van de inzet en de mate van inzet. Het bedrijf kiest zelf welke toepassingen en welke vormen van IT nodig zijn voor de ingrijpende transformaties.

Bedrijven met een sterke gerichtheid op technologie zijn doorgaans tamelijk snel met het verkennen en toepassen van afzonderlijke technologieŽn. Bij hen domineert de technology-push. Deze bedrijven krijgen vaak problemen bij de integratie van alle verschillende toepassingen.

Bedrijven met een sterke gerichtheid op hun resultaten en winstgevendheid zullen relatief traag zijn met een eerste verkenning en toepassing, maar sneller overgaan tot vergaande integratie en ingrijpende transformatie. Bij hen domineert een business-pull.

Binnen een bedrijfssector houden bedrijven elkaar in het oog, ook voor wat betreft de inzet van IT. Successen van koplopers leiden tot navolging bij de overige bedrijven binnen een bedrijfssector.

In de eerste stadia - het leren toepassen en het integreren - staat IT centraal en is de bedrijfsvoering secundair. In het stadium van transformatie komt de bedrijfsvoering centraal te staan. Echte transformatie van de bedrijfsvoering met hulp van IT kan pas plaatsvinden nadat door integratie een IT-platform met voldoende draagkracht is ontstaan. Dit betekent dat een bedrijf zich tijdig een beeld moet vormen van de IT die voor hem - vooral strategisch gezien - belangrijk is. Op die vormen van IT moet het bedrijf zich vooral richten bij het leren, het gebruiken en het integreren van IT. Hierdoor wint het bedrijf tijd omdat het eerder in staat is het stadium de transformatie van de bedrijfsvoering met hulp van IT in gang te zetten.

In het stadium van transformatie maakt men bewust gebruik van de mogelijkheden die de interactie tussen de bedrijfsvoering en de IT biedt. De ene kant vertrekt vanuit een bedrijfsvisie, waarin expliciet de inzet van IT is betrokken om te komen tot een juiste transformatie van de bedrijfsvoering. De andere kant vertrekt vanuit een IT-visie, waarin expliciet de bedrijfsvoering is betrokken om te komen tot optimale IT-toepassingen en een bijbehorende IT-infrastructuur. Bedrijfsvoering en IT worden optimaal op elkaar afgestemd in een samenhangende bedrijfs- en IT-strategie. Strategie, missie en richting van een bedrijf kunnen hierdoor grondig en blijvend veranderen. Op deze wijze ontstaat een sterk bedrijfsspecifieke situatie. Strategische voordelen zijn daarbij nauwelijks of niet door concurrenten te kopiŽren. Een veroverd marktaandeel zal langer en gemakkelijker kunnen worden behouden.

vorigvolgende
website: Daan Rijsenbrij