Bedrijf in de informatiemaatschappij

Download de illustraties behorende bij het college: 146 KB

Inleiding

Voordat we over de informatievoorziening in een bedrijf kunnen spreken is het van belang een beeld te hebben van dat bedrijf zelf. In dit hoofdstuk geven we een korte beschrijving van verschillende aspecten van een bedrijf. We gaan in op de interne opbouw van het bedrijf, alsmede de omgeving waarin het bedrijf opereert. Daarbij zullen we aangeven wat de toepassingsmogelijkheden voor informatisering en automatisering zijn.

Het is niet de bedoeling van dit hoofdstuk om een complete overzicht van bedrijfskunde te geven, daarvoor verwijzen we graag naar de genoemde literatuur.

Leerdoelen

Na het bestuderen van dit onderwerp moet u:

• weten wat een bedrijf is, althans hoe een bedrijfsinformaticus een bedrijf dient te beschouwen;
• de verschillende aspecten van een bedrijf kunnen onderkennen, bedrijfsfuncties en bedrijfsprocessen;
• de partijen uit de omgeving van het bedrijf kunnen benoemen.

Het bedrijf

Voordat we op de omgeving van het bedrijf ingaan, gaan we eerst in op de interne aspecten van het bedrijf. Allereerst behandelen we de onderdelen van een bedrijf. Vervolgens vertellen we iets over de verschillende bedrijfsfuncties die we in een bedrijf kunnen onderscheiden. Daarna laten we zien hoe de bedrijfsfuncties worden uitgevoerd in processen en hoe het bedrijf kan zijn ingedeeld in afdelingen. Tenslotte geven we de value-chain als middel om de verschillende kosten-componenten bij de totstandkoming van een product te analyseren.

Onderdelen van een bedrijf

Volgens Mintzberg (in [Mintzberg, 1983]) kunnen we een bedrijf indelen in vijf basisonderdelen, zoals aangegeven in het onderstaande figuur.

Verschillende visies op een bedrijf

Een voorbeeld van een ondersteunend proces is het verkopen van de goederen die het bedrijf produceert. In het volgende figuur is het verkoopproces geschetst.

Er zitten vaak relaties tussen de verschillende processen die in een bedrijf spelen. Zo kunnen er tussen de bovengenoemde processen op verschillende plaatsen relaties zitten. Als het bedrijf goederen produceert als er een order binnenkomt (het bedrijf hanteert dan een Assemble-to-Order tactiek) zal het productieproces in gang gezet moeten worden als er een order binnenkomt.
 

Organisatie-structuur
 

De structuur van het bedrijf is de opdeling van het bedrijf in organisatorische eenheden, bestaande uit een mensen en middelen. Deze eenheden kunnen permanent zijn, zoals divisies en afdelingen, maar de eenheden kunnen ook van tijdelijke aard zijn, zoals projectgroepen. Een projectgroep is een vaak toegepaste organisatievorm binnen de automatisering, we komen daar in hoofdstuk 10 nog uitgebreid op terug.

De opdeling van een bedrijf in afdelingen en divisies kan volgens een aantal criteria plaatsvinden:

• Indeling naar functies
• Indeling naar produkten, dus produktieprocessen
• Indeling naar markten
• Indeling naar geografische locaties

Een voorbeeld van een indeling naar functies is een bedrijf dat afdelingen heeft rond de functies inkoop, productie, marketing en verkoop en financiën en administratie. Bij een indeling naar producten is er een afdeling gecreëerd rond elke productgroep die het bedrijf produceert, zoals Philips met de divisies Lighting en Consumer Electronics. Een bedrijf dat is ingedeeld naar markten heeft afdeling gevormd rond de markten waarop het zich richt, zoals Cap Gemini met de divisies Industrie en Financiële Instellingen. Tenslotte bij een indeling naar geografische locaties is een bedrijf opgedeeld in afdelingen rond de regio’s waarin het actief is.

Overigens kunnen in één bedrijf verschillende manieren van opdeling gebruikt worden. Op het hoogste niveau kan een bedrijf bijvoorbeeld opgedeeld zijn in divisies naar regio’s, en op een lager niveau naar functies, zoals weergegeven in de volgende figuur.

Naast deze min of meer hiërarchische geordende afdelingen bestaan ook afdelingen die horizontaal op deze hiërarchie staan, namelijk stafafdelingen. Een stafafdeling verstrekt gevraagd en ongevraagd adviezen aan de lijnorganisatie, maar heeft geen bevoegdheden om de uitvoering van deze adviezen af te dwingen. In de onderstaande figuur staat een voorbeeld van een organogram met daarin stafafdelingen.

De afdelingen bestaat uit een aantal kleinere eenheden, namelijk werkplekken. Een werkplek is de fysieke plaats binnen een bedrijf waar een medewerker zijn taken uitvoert.
 

Samenvatting
 

In het onderstaande figuur zijn de verschillende visies op een bedrijf samengevat weergegeven. Dit zijn de manieren waarop een bedrijfsinformaticus over een bedrijf zou moeten denken.

 

  Value-chain

De opbouw van een bedrijf komt ook terug in de value-chain van Porter (zie [Porter, 1985]). De value-chain geeft aan uit welke onderdelen de kosten van een bedrijf zijn opgebouwd. In de volgende figuur is de value-chain getekend.
 

 

De horizontale balken in de figuur geven die aspecten van een bedrijf aan die niet specifiek zijn voor één product. We zouden kunnen zeggen dat dit de ondersteunende processen van het bedrijf zijn. De verticale balken vormen het proces dat specifiek is voor een product. In feite is dit het primaire proces.
 

Besturing
 

Bij het kijken naar de besturing van organisaties wordt vaak gebruik gemaakt van het besturingsparadigma van de Leeuw. Dit paradigma is weergegeven in de volgende figuur (bron [de Leeuw, 1982]).

De kern van deze figuur is dat bij de uitvoering van een proces er een bepaalde interactie is met de omgeving (input en output). Als we zeer globaal kijken naar een bedrijf, dan zien we dat een bedrijf bepaalde grondstoffen binnen krijgt, hier een aantal bewerkingen op uitvoert en de resulterende producten verkoopt aan de omgeving. Dit proces wordt bestuurd door een besturende instantie, in dit geval het management van het bedrijf, die het proces in de gaten houdt en bijstuurt als dat nodig is. Tenslotte is er ook interactie tussen de omgeving en het besturende orgaan, omdat het de omgeving is die bepaald welke producten gemaakt moeten worden, etc. We gaan verder in op de omgeving in de volgende paragraaf.

De omgeving

Een bedrijf bestaat niet geïsoleerd, maar opereert in een complex krachtenveld dat omgeving heet. In deze omgeving bevinden zich onder andere de concurrenten, de leveranciers en de afnemers. In deze paragraag laten we een aantal van de elementen zien die spelen in de omgeving van het bedrijf.

 

De bedrijfskolom
 

Een onderdeel van de omgeving van het bedrijf is de bedrijfskolom. De bedrijfskolom bestaat uit alle partijen die betrokken zijn bij de fabricage en distributie van een product. In het onderstaande figuur is een uitgebreide bedrijfskolom weergegeven.



De bedrijven die op hetzelfde niveau van de bedrijfskolom actief zijn, noemen we een bedrijfstak. Dit zijn dus de bedrijven waaruit een bedrijf dat zich één niveau lager in de bedrijfskolom bevindt, kan kiezen om het product in te kopen. Het is mogelijk dat een bedrijf op meerdere niveaus in de bedrijfskolom actief is.
 

Distributiekanaal

Als we spreken over de weg die een product van een bedrijf naar de consument aflegt, hebben we het over het distributiekanaal van een product. In de volgende figuur is een eenvoudig distributiekanaal weergegeven van bier van een bierbouwer naar consumenten:



Een distributiekanaal is iets anders dan een bedrijfskolom. Een distributiekanaal is de weg die de producten van één bedrijf afleggen naar de consument, terwijl een bedrijfskolom alle partijen aangeeft die betrokken zijn bij het product.

In principe voegt iedere schakel in het distributiekanaal iets toe aan het product. We spreken in dit verband dan ook wel van de value-added chain. Als een schakel te weinig toevoegt aan het product zal het uit het kanaal worden gedrukt. Dit kan gebeuren onder invloed van technologie. Als een luchtvaartmaatschappij bijvoorbeeld besluit om vliegtickets ook direct via het Internet aan consumenten te gaan verkopen, kan daardoor het reisbureau uit de bedrijfskolom gedrukt worden. Het reisbureau zal dan moeten proberen om extra waarde aan het vliegticket toe te voegen, bijvoorbeeld door het combineren van vliegtickets en de huur van accommodaties tot complete reizen.

Aan de andere kant kan technologie er voor zorgen dat de verschillende schakels in de value-added chain juist naar elkaar toe groeien. Met een technologie als EDI kunnen opeenvolgende schakels in de value-added chain de bedrijfsprocessen optimaal op elkaar afstemmen. Daardoor lijkt het alsof er één bedrijfsproces ontstaat dat door meerdere organisaties loopt. We spreken dan ook van ketenintegratie.

Zo kan bijvoorbeeld een supermarkt met EDI zijn verkoopproces aan het bestelproces van de groothandel koppelen. De barcode-scanners in de kassa’s registreren alle verkopen, die een aantal maal per dag automatisch via EDI aan de groothandel worden doorgeven. De groothandel zorgt dan dat de verkochte producten weer aangevuld worden.
 

Concurrentie

Er zijn een aantal factoren die de concurrentiepositie van een bedrijf kunnen beïnvloeden. In de volgende figuur staat zij schematisch aangegeven (bron [Porter, 1980]).



De macht van de leveranciers bepaalt de prijs die het bedrijf moet betalen voor de inkomende producten. Hoe groter de macht van de leveranciers, hoe hoger de prijs. Deze macht hangt onder andere af van het aantal mogelijke leveranciers waaruit het bedrijf kan kiezen en van de grootte van beide bedrijven.

De afnemers beïnvloeden ook de concurrentie-positie van het bedrijf, omdat zij degenen zijn die het product moeten kopen. Daarvoor moeten zij het product dus prefereren boven de producten van concurrenten en bereid zijn er een bedrag voor te betalen.

Daarnaast wordt de concurrentie-positie van het bedrijf beïnvloed door de reeds aanwezige concurrenten en de eventuele nieuwe concurrenten (potentiële toetreders). Zij leveren vergelijkbare producten als het bedrijf en strijden dus om dezelfde afnemers. Naast concurrenten beïnvloeden ook substituten de concurrentie-positie van het bedrijf. Een substituut is een bedrijf dat een product levert dat verschilt van het product dat het bedrijf levert, maar in dezelfde behoefte kan voorzien.

Als we bijvoorbeeld kijken naar de NS dan is Lovers Rail een concurrent, ze leveren immers dezelfde diensten, namelijk de verplaatsing van A naar B. Maar de autohandel is een substituut, zij leveren producten die in dezelfde behoefte kunnen voorzien, namelijk verplaatsing.
 

Relatie tussen bedrijf en omgeving
 

Om in deze dynamische wereld te overleven zal het management van het bedrijf continu "naar buiten" moeten kijken om te zien wat er in de omgeving gebeurt. De bevindingen zullen moeten worden omgezet in concrete plannen voor het bedrijf (naar binnen vertalen). Deze lemniscaatbeweging is afgebeeld in de volgende figuur.
 

 

We hebben in dit hoofdstuk gezien hoe een bedrijf opgebouwd is, welke plaats het in zijn omgeving inneemt en hoe het daarin opereert. In het volgende hoofdstuk laten we zien welke rol informatie en kennis daarbij spelen.

Trends

• Opkomst van virtuele bedrijven
• Opkomst van mobiel werkplekken
• Steeds hechtere intergratie over de valus-chain
• Lerende / levende organisaties
• Zelfsturende organisaties
• Cybercorps

Statements

• Een onderneming/bedrijf is in essentie een groep mensen met een gemeenschappelijke richting; de rest (grondstoffen/halffabrikaten, kapitaal, kennis/informatie, gebouwen en apparaten/machines) is slecht décor, want alleen mensen hebben bewustzijn/creativiteit:

  
  - de groep wordt bij elkaar gehouden door communicatie
  - het belangrijkste hulpmiddel is kennis
  - de belangrijkste ondersteuning bestaat uit infrastructuur en ICT.

• Bovengenoemde groep heeft dezelfde kenmerken als een individu in termen van zelfontplooiing.

Oefeningen

• Beschrijf de bedrijfsprocessen van uw bedrijf in relatie tot het bedrijfsdoel.
• Beschrijf de bedrijfsstrategie van uw bedrijf en de cruciale succesfactoren.
• Beschrijf het besturingsmodel van uw bedrijf en breng dit in relatie met het Mintzberg-model. Noem enkele K.P.I.'s.
• Beschrijf een werkplek in uw bedrijf.
• Beschrijf enkele werkstromen in uw bedrijf, tussen enkele typen werkplekken.

Vragen

• Wat is de essentie een bedrijf en hoe vertaald zich dat naar de essentie van uw bedrijf?
• Wat is het verschil tussen directie en management?
• Wat is het verschil van de staf van specialisten en de ondersteunende diensten?
• Wat is de ideale relatie tussen management en uitvoerend niveau?
• Waarom en hoe zou een bedrijfsinformaticus geïnteresseerd moeten zijn in het bedrijfsgebeuren?
• Wat is het verschil tussen een bedrijfskolom en een distributiekanaal?

Definities

bedrijf

Voor het gemak gebruiken we de term bedrijf voor ondernemingen, instellingen en andere organisaties, zowel commerciële als niet-commerciële. Hieronder wordt verstaan een zelfstandige groep van mensen en middelen waarmee, in een veranderende omgeving, resultaten worden bereikt die na een zeker tijdsbestek dienen te leiden tot een vooraf gesteld bedrijfsdoel.

bedrijfsactiviteit

Een bedrijfsactiviteit is een activiteit die plaatsvindt in het kader van een bedrijfsfunctie. Een activiteit kenmerkt zich door een begin- en een eindmoment en heeft een concreet en controleerbaar resultaat.

bedrijfsdoel


Een bedrijfsdoel is (een deel van) dat wat een bedrijf probeert te bereiken.
We onderscheiden bedrijfsdoelen op verschillende niveaus: strategische bedrijfsdoelen, tactische bedrijfsdoelen en operationele bedrijfsdoelen.

bedrijfsfunctie


Een bedrijfsfunctie is een permanent geheel van functionarissen, bedrijfsactiviteiten en middelen, ter realisatie van één of meer bedrijfsdoelen.
Dit permanente karakter van de bedrijfsfunctie staat in tegenstelling tot de tijdelijkheid van de individuele bedrijfsactiviteiten. We onderscheiden primaire bedrijfsfuncties (gericht op externe organisaties, meestal door het leveren van producten en diensten), ondersteunende bedrijfsfuncties (ten dienste van de primaire bedrijfsfuncties) en besturende bedrijfsfuncties (beleidsvorming, planning en organisatie).
Een voorbeeld van een mogelijke hiërarchie van bedrijfsfuncties:

• primair: marktfunctie (reclamefunctie, verkoopfunctie), productfunctie (inkoopfunctie, productiefunctie, logistieke functie, waaronder opslag(magazijn)functie, distributiefunctie)

• ondersteunend: bedrijfsorganisatie[3]functie, waaronder personeelsfunctie, informatievoorzieningsfunctie

• besturend: bedrijfsbesturingsfunctie bestaande uit: strategische, tactische en operationele managementfunctie en de bedrijfsorganisatie[2]functie

bedrijfsgebied


Een bedrijfsgebied is een verzameling bij elkaar horende bedrijfsfuncties. We onderscheiden primaire en ondersteunende bedrijfsgebieden. Een primaire bedrijfsgebied is een bedrijfsgebied dat rechtstreeks verband houdt met een van de primaire producten. Ondersteunende bedrijfsgebieden hebben dat niet, maar houden het stelsel van benodigde middelen in stand; bijvoorbeeld personeelszorg en informatievoorziening.

bedrijfskolom


De bedrijfskolom bestaat uit alle partijen die betrokken zijn bij de fabricage en distributie van een product.

bedrijfsproces


Er bestaan twee soorten bedrijfsprocessen, namelijk primaire en ondersteunende bedrijfsprocessen. Het primaire bedrijfsproces is de verzameling bedrijfsactiviteiten die zorgt voor de feitelijke waardetoevoeging. Een ondersteunend bedrijfsproces is een verzameling bedrijfsactiviteiten die ondersteunend is voor het primaire proces.

bedrijfsstrategie


De bedrijfsstrategie geeft aan hoe en met welke middelen een bedrijf het strategische bedrijfsdoel wil bereiken.
Bijvoorbeeld: het kiezen voor bepaalde product/marktcombinaties en het doen van een bepaalde hoeveelheid onderzoek. In de tactische en operationele doelen wordt de bedrijfsstrategie verder uitgewerkt.

bedrijfstak


Een bedrijfstak wordt gevormd door alle bedrijven die op hetzelfde niveau van de bedrijfskolom actief zijn.

distributiekanaal


Een distributiekanaal is de weg die een product van een bedrijf naar de consument aflegt.

markt


We kunnen twee vormen van markten onderscheiden:

• concrete markt: een markt waarin producten of diensten geruild worden, of van eigenaar verwisselen

• abstracte markt: een groep mensen en bedrijven met wensen en behoeften die door bepaalde producten of diensten kunnen worden bevredigd

missie


De missie van een bedrijf is een (vaak vage) uitspraak die het bestaan van het bedrijf rechtvaardigt en tot doel heeft om de medewerkers te stimuleren.
Vaak is de missie niet meer dan een korte uitspraak, zoals de missie van het Amerikaanse NASA: "Man on the moon".

operationeel bedrijfsdoel


Een operationeel bedrijfsdoel is een bedrijfsdoel op operationeel niveau; het is een concreet formuleerbaar en toetsbaar resultaat dat binnen een gestelde termijn moet worden gerealiseerd.
Tijdhorizon: enkele weken of maanden.

De term organisatie heeft drie verschillende betekenissen:

organisatie[1]


Een organisatie is een groepering van mensen en middelen; bijvoorbeeld een onderneming, een instelling of ander bedrijf.
In deze betekenis is organisatie min of meer synoniem met bedrijf. Voorbeeld in context: "Namens mijn organisatie bied ik u dit boek aan."

organisatie[2]


Organisatie is de activiteit of functie van het organiseren.
In deze betekenis is organisatie dus een bezigheid. Voorbeeld in context: "De heer XYZ is belast met de organisatie van de administratie." Met andere woorden: hij is belast met de administratieve organisatie.

organisatie[3]


Een organisatie is de wijze waarop het functioneren van een organisatie[1] in elkaar zit. Liefst is dit het resultaat van het organiseren[2], maar soms is een organisatie[3] historisch gegroeid zonder bewuste organisatie[2]-activiteiten.
In deze betekenis is organisatie dus een geheel van (geschreven of ongeschreven) regels. Voorbeeld in context: "In de firma ABC trof ik bij de inkoopafdeling een volstrekt ondoorzichtige organisatie aan."

organigram


Een organigram is een diagram dat een schematisch overzicht geeft van de structuur van de organisatie[3] van een bedrijf.

strategisch bedrijfsdoel


Het strategisch bedrijfsdoel is een bedrijfsdoel op strategisch niveau. Het is een globale uitspraak over dat wat het bedrijf wil bereiken. Het strategisch bedrijfsdoel geeft het doel van het bedrijf aan, afgeleid van de missie.
Tijdhorizon: circa 5 jaar.

tactisch bedrijfsdoel


Een tactisch bedrijfsdoel is een bedrijfsdoel op tactisch niveau. De tactische doelen volgen uit de bedrijfsstrategie, en dienen bij te dragen aan het bereiken van het strategische bedrijfsdoel.
In de tactische bedrijfsdoelen worden individuele toekomstige bedrijfsresultaten genoemd. Tijdhorizon: 1 à 2 jaar.

werkplek


Een werkplek is een plaats binnen een afdeling, waar onafhankelijk van de (toevallige) personele invulling een aantal taken moeten worden verricht.

Literatuurverwijzingen